أولاً الشروط والأحكام العامة:

• أن يكون لدى المنظم عضوية تنظيم سباقات رياضية للسيارات والدراجات النارية معتمدة من قبل الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية سارية المفعول, بالإضافة إلى سجل تجاري يخوله لممارسة مثل هذه الأنشطة.

• أن يكون لدى المنظم الخبرة الكافية لتنظيم مثل هذه الفعاليات, ولديه الكادر الفني المؤهل من ذوي الاختصاص في رياضة السيارات والدراجات النارية.

• أن يتقدم المنظم عن طريق الموقع الإلكتروني أو بخطاب موجة إلى أمين عام الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية بطلب إقامة الفعالية قبل الموعد المقرر لإقامتها بمدة زمنية لا تقل عن خمسة وخمسون يوماً.

• وجوب أخذ الموافقة الخطية المسبقة من قبل الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية عند الرغبة في إقامة فقرات استعراضية أو غيره أثناء إقامة الفعالية.

• لا يجوز بأي حال من الأحوال قبول أي متسابق لا يملك رخصة السباق التي تؤهله للمشاركة في الفئة المتنافس عليها, سواءً كان المتسابق سعودي الجنسية أو غيره, ويضاف للمتسابق الغير سعودي شرطاً إلزامياً وهو إحضار خطاب الموافقة للمشاركة في الفعالية الصادر من السُلطة الوطنية الرياضة المعتمدة دولياً في بلده.

• تقديم التغطية التأمينية للمتسابقين والممتلكات العامة والجمهور.

• لا يجوز في أي حال من الأحوال التنازل أو إسناد مهام تنظيم الفعالية للغير, إلا بعد الحصول على الموافقة خطية من قبل الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية.

• وجوب إبلاغ الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية عند عدم الرغبة أو التراجع أو تأجيل إقامة الفعالية وأخذ الإذن والموافقة الخطية بذلك من قبل الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية, مع دفع الغرامة المالية المقررة عند التراجع عن إقامة الفعالية أو تأجيلها والمقدرة بألفين ريال.

• التزام المنظم والعاملين معه في إقامة الفعالية بضرورة إبلاغ مراقبي الرئاسة العامة لرعاية الشباب و الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية فوراً عند حدوث أي مخالفات أو إصابات أو مشاكل تقع في موقع الفعالية أثناء إقامتها, مع إبلاغ الجهات المختصة في نفس الوقت بذلك والتعاون الكامل معهم.

• يلتزم المنظم بإبراز شعار الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية طوال فترة إقامة الفعالية, والإعلان عنه في جميع فقرات الفعالية.

• مراجعة و إنهاء كافة إجراءات الجهات الحكومية والجهات ذات العلاقة بالفعالية من قبل المنظم, والالتزام بتزويد الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية بصور منها قبل إقامة الفعالية بمدة زمنية لا تقل عن عشرة أيام, وذلك بعد الحصول على الموافقة الخطية لإقامة الفعالية من قبل الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية, كذلك التزام المنظم بجميع ما يصدر من قوانين وشروط من الجهات الحكومية المشاركة في الفعالية من رجال الشرطة وأفراد الدفاع المدني ومنسوبي جمعية الهلال الأحمر السعودي, مع الأخذ بالاعتبار بتجهيز كافة وسائل الأمن والسلامة.

• حرصاً من الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية على نجاح تنظيم أي فعالية فإنها تهيب بجميع المنظمين وتحثهم على الالتزام بمبادئ الشريعة الإسلامية, والتقيد بالأنظمة واللوائح التي تصدر من وزارة الداخلية في احترام أمن هذه البلد وشعبها, والتأكيد على الذين يعملون تحت إشرافهم بالتقيد التام بالمبادئ والتعليمات. كذلك الالتزام بالأنظمة والتعليمات التي تصدر من الجهات المعنية في المملكة والخاصة بنظام الإقامة والعمل والزيارة, حيث يجب عليه أثناء التقدم بطلب الموافقة تزويد الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية بأسماء وجنسيات ومهن الكادر الفني مع إرفاق الوثائق الرسمية التي توضح هوياتهم.

• دفع الرسوم الخاصة لكل من:-

أ‌- رسوم تصاريح الفعالية المراد تنظيمها.

ب‌- تأمين مكافئة الحكام والمشرفين على الفعالية, والتي تحدد من قبل الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية عند منحه لأي تصاريح إقامة فعاليات سباقات السيارات والدراجات النارية.

ثانياً الشروط الخاصة:

يجب على جميع منظمي فعاليات سباقات السيارات والدراجات النارية المعتمدين من قبل الإتحاد السعودي للسيارات والدراجات النارية الالتزام التام بجميع الشروط والقوانين, وكذلك تقديم كتيب الفعالية للإتحاد ويبين فيه ما يلي :-

1. تعريف الفعالية:
• نوع السباق والفئات.
• الحد الأدنى والأعلى للمتسابقين.
• مواعيد ومكان إقامة الفعالية. ( والجولات إن وجدت ).
• الجهات الراعية.
• تحديد جوائز الفائزين ونوعها.

2. المسئولين والمتعاونين في الفعالية:
يحدد المنظم أسماء ومعلومات المسئولين عن الفعالية والمتعاونين على الشكل الآتي:
• رئيس لجنة التنظيم.
• أعضاء لجنة التنظيم.
• مدير السباق.
• المسئول عن الأمن والسلامة.
• المسئول عن العلاقات العامة.
• المسئول الإعلامي.
• سكرتير الفعالية.
• المسئول عن تجهيزات المضمار.
• المسئول عن علاقات المتسابقين والتسجيل.
• أسماء المتعاونين الآخرين, وتحديد مسئولياتهم.

3. البرنامج الزمني:
يحدد المنظم البرنامج الزمني للفعالية, ويكون مقسم بالتاريخ والساعة ويوضح فيه:
• بدء وانتهاء فترة التسجيل.
• التوثيق والأعمال الإدارية.
• الفحص الفني.
• إعلان قائمة المخولين لبدء السباق.
• اجتماع المسئولين, واجتماع السائقين.
• بدء السباق و انتهائه, وفترات ما بينهم.
• مراسم التتويج.
• المؤتمر الإعلامي.
• تحديد البرامج الزمنية غير التي ذكرت بعالية.

4. موقع إقامة الفعالية:
• عرض مخطط تفصيلي يوضح فيه التالي:-
1. مسار السباق.
2. نقطة البداية والنهاية.
3. مناطق إخلاء الحوادث.
4. أماكن تواجد رجال الشرطة وسيارات الدفاع المدني والهلال الأحمر ومعدات السلامة.
5. منطقة الوقوف والصيانة.
6. منطقة التحكم وأماكن تواجد الحكام والمسئولين.
7. أماكن تواجد الجماهير والزوار والحواجز الفاصلة بينهم وبين مضمار السباق, وكذلك تحديد أماكن الخدمات العامة. ( المصلى, دورات المياه, ... الخ )
8. أقرب مستشفى أو مركز صحي وسعته ومدى جاهزيته.
9. مخطط عام يوضح فيه موقع إقامة الفعالية, وحركة السير في المناطق المجاورة, وطريق الوصول إلى الموقع.
• يجب أن يكون الموقع بعيداً عن الأماكن السكنية المزدحمة.
• تأمين إنارة كاملة للموقع, في حال إقامتها ليلاً.

5. الأمن والسلامة:
يجب توفير أدوات الأمن والسلامة في موقع الفعالية ووجود الدفاع المدني وسيارات الإسعاف شرط أساسي لبدء السباق, كذلك وضع طفايات الحريق في أماكن قريبة من مسار السباق وعند نقطة البداية والنهاية.

6. أنظمة الفعالية الفنية والعامة:
يحدد المنظم كافة أنظمة الفعلية الفنية والعامة.